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SOPORTES DE COBRO Y PAGO CUOTAS DE ADMINISTRACION


Por considerarlo de interés para el ejercicio de su gestión como administrador de propiedad horizontal, compartimos el concepto número 0798 del 14 de agosto de 2019, emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), mediante el cual da respuesta a una consulta en relación con el documento adecuado que debe ser entregado a los copropietarios, para soportar el cobro y pago realizado por concepto de cuotas de administración, en los siguientes términos:


CONSULTA (TEXTUAL)


La administración y el Consejo de Administración del edificio donde se encuentra el apartamento de mi propiedad y donde resido, se niega a emitir factura por los pagos de administración que realicé de los meses diciembre de 2018, enero, febrero, y marzo de 2019 y una cuota extra de 1 millón 45 mil pesos pagados en marzo de 2019. Reconocen en email que los pagos se hicieron, pero se niegan a entregar recibo. Tampoco recibí la cuenta de cobro para pagar la administración de abril, mayo, y junio. He hablado y escrito en sucesivas ocasiones con la administración y el consejo de administración para que me entreguen recibo de los pagos efectuados y se niegan. También he pedido que la cuenta de cobro por los meses pendientes de administración especifique los meses que cubre. Se niegan a incluir el concepto de pago y solo ponen "deuda general". (…)

La consulta concreta es si lo descrito anteriormente constituye una irregularidad o infracción que puede ser denunciada, qué debo hacer o de qué recursos y mecanismos dispongo para regularizar la situación, o a qué instancia o institución debo dirigirme.


CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

(…)


La obligación de facturar corresponde con una responsabilidad tributaria, la cual se encuentra a cargo de la administración tributaria, asunto sobre el cual el organismo competente para pronunciarse es la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. No obstante tratándose de entidades no obligadas a facturar, estas deben emitir un documento que constituya soporte del cobro a los copropietarios. En el caso de las copropiedades, el recibo de caja o las cuentas de cobro, que deben expedir, corresponden a una prueba del pago, el cuál constituiría el soporte de la transacción. En lo relacionado con los efectos fiscales, o la obligación de facturar por parte de las copropiedades, la orientación correspondería realizarla a la DIAN.

Al respecto, el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 sobre documentos de soporte, manifiesta lo siguiente:

Descripción


Detalle

Soportes (artículo 123 Decreto 2649 de 1993


los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

• los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

De acuerdo con lo anterior, este Consejo recomienda al consultante informar a la administración o al consejo de administración acerca del soporte adecuado que debe ser entregado a los copropietarios, lo que podría corresponder a un estado de cuenta, a una cuenta de cobro, o al documento que pueda soportar el cobro realizado al consultante.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.


Fuente: http://www.ctcp.gov.co/conceptos/2019

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