¿QUIÉN TIENE LA FACULTAD DE REVISAR LOS ESTADOS FINANCIEROS, DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD?


El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, a través del concepto No. 0015417 de 2020, realizó un análisis sistemático de la Ley 675 de 2001, a fin de establecer la facultad de los propietarios de revisar los estados financieros, libros de contabilidad, entre otros documentos de la Copropiedad y el término para tal revisión. A continuación, compartimos apartes del concepto:


(…) , respecto al tema de quien tiene la facultad de revisar los estados financieros, los documentos y libros de contabilidad de la copropiedad, la ley de propiedad horizontal, no contempla de manera expresa quien o quienes y en qué tiempo pueden ejercer la vigilancia y control de los estados financieros, libros contables y todo lo relacionado con el presupuesto o recursos de la persona jurídica de la propiedad horizontal, sin embargo de un análisis sistemático de la Ley 675 de 2001, se advierte que es la asamblea general de propietarios, quien tiene en primera instancia, dentro de sus funciones la de aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos, función establecida en el numeral segundo11 del artículo 38 de la Ley 675 de 2001. No obstante, y consecuente a la función de la asamblea de aprobar o improbar los estados financieros del año anterior y el presupuesto del año en curso, existe un término no inferior de 15 días calendarios que la Ley 675/0112 establece para que el administrador convoque a los copropietarios a la reunión ordinaria mínima obligatoria anual, tiempo durante el cual los propietarios podrían revisar los libros de contabilidad, las facturas, la nómina, cartera, para verificar que lo presentado en los estados financieros es o no correcto y así poder pronunciarse con voz y voto el día que se realice la reunión de la asamblea de propietarios.


Adicionalmente, de acuerdo con el numeral cuarto del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, el administrador en cumplimiento de sus funciones debe presentar a consideración del Consejo de Administración “las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.”, para que luego sean sometidos a la asamblea general de propietarios y sean estos quienes aprueban o no los estados financieros de la copropiedad.


Igualmente, en el evento en que la asamblea general del edificio o conjunto residencial haya designado revisor fiscal, este miembro de la persona jurídica se convierte en un apoyo en el tema de los recursos de la propiedad horizontal manejados por el administrador, debido a que sus actividades y funciones les permiten a los copropietarios con base en sus pronunciamientos, solicitar de los órganos de la administración la correcta aplicación de la ley y reglamento. En este orden, dicho miembro se puede pronunciar sobre (i) la razonabilidad de los estados financieros, (ii) que la contabilidad se lleve conforme a las normas y técnica contable, (iii) las operaciones celebradas y registradas en los libros, los actos del administrador y del consejo de administración se ajusten a las disposiciones legales y reglamentarias, al reglamento de la copropiedad, a las decisiones tomadas por la asamblea de propietarios y al presupuesto aprobado por la misma, (iv) revisión de los contratos firmados por el administrador y que se ajusten a lo ordenado por la asamblea de propietarios, entre otras actividades que desempeña en atención a las funciones asignadas.


En este orden, se concluye que la ley de propiedad horizontal no estipula ninguna persona natural o entidad de control y vigilancia fuera de los organismos de administración y dirección dentro de la copropiedad, tales como la Asamblea General de Propietarios, el Consejo de Administración o el Administrador mismo.


Podrá consultar el texto completo del concepto 0015417 en el siguiente enlace:


https://www.minvivienda.gov.co/sites/default/files/conceptos_juridicos/Concepto%20No%202020ER0008945%20del%2004%20de%20febrero%20de%202020%20y%202020ER0017113%20del%2024%20de%20febrero%20de%202020.pdf



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