MANEJO DE LA CONTABILIDAD POR EL ADMINISTRADOR


Por considerarlo de interés para el ejercicio de su gestión como administrador de propiedad horizontal, compartimos el concepto número CTCP- 484 del pasado 15 de junio emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), según el cual, no resulta adecuado que  la misma persona firme documentos en calidad de contador público y de administrador. 

CONSULTA (TEXTUAL)

"Una de las líneas de negocio que manejamos tanto como persona jurídica, así como personas naturales, es la de administración en propiedad horizontal y manejo contable con las siguientes figuras:

1 -. Como persona jurídica: somos administradores, representantes legales y llevamos con nuestros contadores, la contabilidad de los conjuntos.

2-. En algunos casos como persona jurídica somos igualmente administradores y llevamos a los conjuntos un sub administrador, contador y el mismo es responsable de los dos items.

3.- Igualmente nuestro equipo de trabajo en algunas oportunidades, como personas naturales, son nombrados administradores, representantes legales y llevan la contabilidad de los conjuntos.

4-. En otros conjuntos también nuestro equipo de trabajo en algunas oportunidades, como personas naturales, son nombrados uno como administrador y representante legal y su esposo como contador lleva la contabilidad del conjunto.

Todas las figuras anteriores, teniendo claro que los conjuntos cuentan con un REVISOR FISCAL 100% autónomo e independiente que nombra la respectiva Asamblea de Propietarios y apoyados en la ley 675, de la cual destacamos algunos ítems relevantes.

(…)

A pesar de lo aquí expuesto un residente nuevo en un conjunto manifiesta que en cualquiera de las figuras aquí presentadas existe inhabilidad, pero para nosotros las inhabilidades se presentarían de manera evidente si asumiésemos la Revisoría Fiscal, de lo contrarío estimamos NO existe inhabilidad alguna como administradores y contadores al mismo tiempo.

Lo anterior nos obliga a hacer la consulta frente a su entidad, con la pregunta, ¿existe alguna norma que nos impida (sic) seguir realizando nuestras labores y expresamente prohíba nuestra gestión, como actualmente la desarrollamos?"

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

En relación con la opción de que el Contador Público y el Administrador puedan ser la misma persona, el CTCP se refirió a este tema en el concepto 2014-361, que puede ser consultado en el sitio web www.ctcp.gov.co , enlace conceptos.

En el evento en que un Contador Público - Administrador suscribiera los estados financieros actuando en estas dos calidades, esto representaría un incumplimiento de lo establecido en las normas profesionales y una violación del código de ética. Al respecto el Art. 10 de la Ley 43 de 1990 establece con respecto a la Fe Pública:

Art. 10. De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. Parágrafo. Los Contadores Públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes.

Por lo tanto, este Consejo considera que no es adecuado que la misma persona firme en sus dos calidades, dado que sería simultáneamente responsable de los estados financieros, y daría fe pública sobre información financiera que el mismo ha preparado y de la cual es responsable.

Además, cabe recordar que entre los principios básicos de la ética profesional, el artículo 37.3 de la Ley 43 de 1990 establece que "el Contador Público deberá tener y demostrar absoluta independencia mental y de criterio con respecto a cualquier interés que pudiere considerarse incompatible con los principios de integridad y objetividad", por lo cual el contador público no deberá prestar un servicio profesional, si alguna situación afecta su imparcialidad o influye indebidamente en su juicio profesional con respecto a dicho servicio.

De igual manera, el Código de Ética compilado en el Decreto 0302 de 2015, proporciona un marco conceptual con el ánimo de identificar, evaluar y responder a las amenazas en el cumplimiento de los principios fundamentales. Si las amenazas identificadas no son claramente irrelevantes, el Contador Público debe, donde sea apropiado, aplicar salvaguardas para eliminar dichas amenazas o reducirlas a un nivel aceptable, donde no se vea comprometido el cumplimiento de los principios fundamentales. Si el contador público no puede adoptar las salvaguardas apropiadas debe declinar o suspender el servicio profesional específico involucrado, o cuando sea necesario desvincularse del cliente (en el caso de un contador público independiente) o de la entidad contratante (en el caso de un contador público dependiente).

Con respecto a los requisitos que deben cumplir los prestadores de servicios contables el CTCP se ha pronunciado en los conceptos 2014-120, 2014-168, 2014-266. En todo caso, al prestar servicios relacionados con la ciencia contable se aplicará lo establecido en la Ley 43 de 1 990.

De acuerdo con lo anterior, si los servicios prestados a las unidades residenciales incluyen verificar la exactitud e integridad de la información financiera, a través de un profesional de la Contabilidad, en su calidad de Contador Público o Revisor Fiscal, se estaría frente a la prestación de un servicio relacionado con la ciencia contable, que en opinión de este Consejo requeriría el registro ante la Junta Central de Contadores. Esto es consistente con lo establecido en los artículos Io y 2 de la Ley 43 de 1990, y los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1 995, entre otras normas.

Para terminar, es relevante recordar que el ejercicio de las actividades técnico contables establecidas en el artículo 2 de la ley 43 de 1990, deben ser realizadas por Contadores Públicos habilitados legalmente para ejercer la profesión, así como por las Sociedades de Contadores Públicos, en armonía con lo definido en el artículo 4 de la ley 43 de 1990.

Fuente: http://www.ctcp.gov.co/_files/concept/DOCr_CTCP_1_8_12285.pdf

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