MANEJO DE CHEQUES GIRADOS NO ENTREGADOS


Por considerarlo de interés para el ejercicio de su gestión como administrador de propiedad horizontal, compartimos el concepto número CTCP- 752 del 28 de agosto de 2018, emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), que se refiere al manejo de los cheques girados y no entregados en propiedad horizontal. 

CONSULTA (TEXTUAL)

" (…)  Hay otro instructivo de carácter tributario relacionado con el registro contable del valor de los cheques girados y no cobrados, por no haber sido entregados a los beneficiarios, por lo que son parte de la conciliación del auxiliar contable y el extracto del depósito bancario. Si la ubicación de estos cheques girados para cubrir obligaciones a su cargo, por lo que los pasivos que ellos representan dejan de existir, no deja de inquietar que la instrucción sea clasificarlos “en el pasivo como cuentas por pagar”, cuando la causal de no cobro, sea no haber sido entregado, lo cual no fácil (sic) de comprobar en procesos delictivos.”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento.

(…)

En relación con los cheques girados no entregados, que permanecen largos períodos de tiempo en la copropiedad, lo más pertinente es establecer una política administrativa y de control interno para que dichos títulos sean anulados, así como para revertir los registros contables que originaron la expedición del cheque. De no hacerlo, podría afectarse de manera importante la información financiera presentada por la copropiedad, por cuanto se eliminan obligaciones de la copropiedad que no han sido efectivamente canceladas. También se incrementan las partidas conciliatorias y se afecta la razonabilidad de los saldos en Bancos.

Un escenario distinto puede surgir cuando el giro del cheque no genera ningún registro contable para cancelar la obligación; en este caso será necesario establecer un control detallado de los cheques girados no entregados y establecer las medidas de control interno a que haya lugar, dado los riesgos que de su manejo y custodia podrían derivarse.

Lo anteriormente mencionado se relaciona con lo establecido en el numeral 11.36 del Anexo No. 2 del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, que establece Baja en cuentas de un pasivo financiero11.36  Una entidad solo dará de baja en cuentas un pasivo financiero (o una parte de un pasivo financiero) cuando se haya extinguido—esto es, cuando la obligación especificada en el contrato haya sido pagada, cancelada o haya expirado.”

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Fuente: http://www.ctcp.gov.co/_files/concept/DOCr_CTCP_1_8_12621.pdf

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