Concepto 220-164812 emitido por la Superintendencia de Sociedades el 30 de septiembre de 2014, mediante el cual se refiere a la posibilidad de suscribir acta adicional de asamblea para incluir datos exigidos por la ley inadvertidamente omitidos y señala los eventos en que no es posible subsanar mediante este mecanismo (sugerimos compartir esta importante información con los miembros del Consejo de Administración):
Mediante concepto 220-164812 de septiembre 30 de 2014, la Superintendencia de Sociedades se pronunció frente a la consulta realizada en relación con las inconsistencias en acta de asamblea de propiedad horizontal, en los siguientes términos:
Se consulta lo siguiente «… el Acta de la Asamblea Ordinaria llevada a cabo en marzo del presente año, presenta inconsistencias, frente a lo aprobado y los valores cobrados por Cuotas de Administración y no se ha podido verificar contra el audio de la misma ya que la persona encargada de la elaboración del Acta informa que la grabación se dañó.
El Sr. contador propone que se adicione un «otrosí» al acta, se firme por el presidente y el secretario de la asamblea y que así subsanamos la discrepancia. Personalmente, no estoy de acuerdo con este procedimiento y creo que no es legal, pero necesito tener el concepto de una autoridad competente, como ustedes, para validar mi posición.»
Al respecto, la Superintendencia de Sociedades, haciendo referencia exclusivamente a la posibilidad de utilizar actas adicionales en sociedades comerciales para corregir un acta de asamblea o de junta directiva de una sociedad comercial, por haber omitido algún dato exigido, emite pronunciamiento de manera general en el siguiente sentido:
«Sobre aclaración y corrección de actas el Decreto 2649 de 1993, resolvió el asunto, mediante la suscripción de un acta adicional, en los siguientes términos:
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.
De la simple lectura de la norma en mención, es dable inferir que, en cada caso, las personas que hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la reunión de la que dé cuenta el acta que haya de ser adicionada, serán las indicadas para elaborar y suscribir el acta adicional a que haya lugar y con este procedimiento incluir datos exigidos por la ley y el contrato inadvertidamente omitidos. No obstante lo expresado, en el evento en que la grabación no pueda recuperarse y teniendo en cuenta que el error descrito no corresponde a una exigencia de tipo legal o contractual subsanable mediante un acta adicional, sino a la inconsistencia de un hecho tratado en una asamblea o reunión de junta, lo pertinente será someter la aprobación del acta al órgano de cuya reunión da cuenta, con el objeto de que avale lo allí consignado, en caso contrario someter nuevamente la decisión al órgano correspondiente.» (negrilla fuera de texto) .
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