En los últimos días, se lee y se escucha, la gran preocupación de muchos administradores de Propiedad Horizontal. Sobre las pésimas noticias y el impacto que estas generan, referente a los “picaros” infiltrados como administradores de Propiedad Horizontal. Cuya única finalidad es desfalcar a las COPROPIEDADES y de paso, generar pánico y temores en los consejos, sobre la gestión de sus administradores. Hay que entender siempre, que LOS BUENOS SOMOS MAS, y por lo tanto, su gestión como administrador, siempre deberá ir encaminada a generar la transparencia necesaria que brinde tranquilidad a cualquier consejero, copropietario o Revisor Fiscal, por ende, si usted lleva a cabo alguna de las actividades anteriormente citadas, esta información le será de gran ayuda para minimizar los riesgos de pérdidas de dineros en su copropiedad.
Sugiera o ejecute medidas o correctivos que le permitan a usted como administrador, consejero o revisor fiscal, brindar la tranquilidad que la copropiedad desea y merece tener. Para lo anterior, tenga en cuenta las siguientes sugerencias:
1. Es importante contar con la cobertura de MANEJO en su póliza de Bienes Comunes. No obstante, cualquier valor asegurado va a ser insuficiente, si en la copropiedad no se cuenta con procedimientos claros y auditorias permanentes en el manejo de estos dineros. Así mismo, tenga en cuenta que muchas aseguradoras, limitan la cobertura contratada al 50%, cuando la apropiación de dineros la realiza alguien que no es “Empleado” o cuando al existir una apropiación indebida de dineros, la denuncia se realiza en “Averiguación” del o los implicados.
2. Revise cuidadosamente las GARANTIAS exigidas por la aseguradora para la cobertura de manejo, así como también las EXCLUSIONES. Indudablemente le estarán hablando sobre procedimientos que usted MUY SEGURAMENTE no tiene establecidos en su copropiedad tales como:
a. Control Dual de dineros o de la banca electrónica.
b. Manual de procedimientos y Funciones.
c. Manuales de Auditoria, Arqueos y Cortes de cuenta por escrito.
d. Ejecutar y poner en práctica cualquier sugerencia realizada por contador o revisor fiscal y dejar constancia de esta.
e. Verificación de información de solicitud de trabajo del administrador.
f. Otorgar Vacaciones al menos dos (2) semanas al año del administrador.
g. Si tiene firma de administración, revise si la cobertura se extiende o no a los administradores delegados.
3. Si aún maneja chequeras, al recibir la misma en el banco. revise la cantidad de cheques y el consecutivo numérico en el banco. Maneje doble firma obligatoriamente, al igual que la implementación de sello seco. Cruce TODOS los cheques con sello restrictivo de consignación a la cuenta del beneficiario, así evitará cobros por ventanilla. Guarde las chequeras en caja fuerte y no comparta la clave de acceso a la misma.
4. Si el manejo de los dineros es a través de la Banca Virtual, Audite periódicamente, cuales son los Proveedores creados y autorizados para transferencia de dineros, las transferencias y pagos deben contar obligatoriamente con doble control (Administrador y consejero)
5. Establezca una política de solicitud formal y periódica, de Paz y Salvos a sus proveedores, especialmente de aquellos rubros donde se giran valores importantes de dineros. Estos paz y salvos deberán ser material de “Entrega” si usted se va de la copropiedad o requerimiento o si usted está “recibiendo” una administración.
Si su interés es GERENCIAR en la Propiedad Horizontal, implemente todas las medidas que conduzcan a generar un WOW en sus clientes. Que su entrada y su salida en las copropiedades que administra, siempre, siempre, siempre sean por la PUERTA GRANDE.
