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MANEJO DE DINERO EN LA COPROPIEDAD - Voy a recibir la administración de un conjunto residencial y encuentro una particularidad. "El dinero de las expensas comunes se maneja a través de un tesorero, en efectivo en la misma oficina, no existe cuenta alguna

Voy a recibir la administración de un conjunto residencial y encuentro una particularidad. "El dinero de las expensas comunes se maneja a través de un tesorero, en efectivo en la misma oficina, no existe cuenta alguna en bancos. ¿Legalmente, es válido?

RESPUESTA.

La ley 675 de 2001 por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal en Colombia, no se pronunció específicamente en relación con la forma en que se debe manejar el dinero en una copropiedad sometida al régimen de propiedad horizontal.

Para abordar el tema es necesario precisar que los recursos de la copropiedad se establecerán dentro del presupuesto anual de edificio o conjunto, y sólo se podrán sufragar las erogaciones inherentes a su destinación específica. Así mismo, corresponde a la asamblea general de propietarios, aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto, que deberán someter a su consideración el consejo administrativo y el administrador.

En este orden de ideas, el dinero de la copropiedad debe ser manejado conforme ha sido presupuestado y aprobado por la Asamblea General de propietarios, incluido el Fondo de Imprevistos a que se refiere el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, según el cual, se constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, y, el administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.

Nótese como dentro de las funciones del administrador, como representante legal de la propiedad horizontal, se encuentran todas aquellas relacionadas con la preparación y ejecución presupuestal, así como la responsabilidad sobre la contabilidad y todos los bienes comunes de la copropiedad, a continuación se enuncian algunas de ellas:



Preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.


Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.


Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.


Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderado cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.


Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.



Así las cosas, corresponde a cada copropiedad regular este aspecto y decidir si realiza la apertura de una cuenta bancaria y si contrata a una persona diferente con funciones de tesorero, en todo caso bajo la supervisión y control del administrador. Por regla general correspondería al administrador el manejo de los dineros, los cuales constituyen bienes comunes y como tal, quedan bajo su cuidado y vigilancia, conforme a las facultades y restricciones fijadas por la asamblea en el reglamento de propiedad horizontal.

Respecto del manejo de dinero en efectivo, no es ilegal como se indaga en la consulta, no obstante por razones de seguridad no es aconsejable, por el contrario se recomienda: 1) que todos los dineros por concepto de expensas comunes sean consignados directamente por el propietario o residente en una cuenta bancaria de la copropiedad; 2) Igualmente que los dineros que ingresen por otros conceptos como puede ser el alquiler del salón social sean consignados por el propietario en el Banco y se presente el comprobante. 3) Que para el retiro y traslado de dineros se establezcan firmas conjuntas (del administrador y un Consejero). 4) No autorizar pagos sin el soporte correspondiente, esto es, factura, cuenta de cobro, etc.

Normatividad relacionada:

Ley 675 de 2001
 

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