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GRABACIÓN DE LAS ASAMBLEAS - Queremos saber si se pueden grabar o no las asambleas

Todos los inmuebles sometidos o que se sometan al régimen de propiedad horizontal, conforman una persona jurídica, distinta de los dueños de unidades privadas, individualmente considerados. La personalidad jurídica se adquiere de manera automática, a partir de la constitución del reglamento de propiedad horizontal, elevado a escritura pública y su correspondiente inscripción en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

La dirección y administración de la persona jurídica corresponde en primer lugar a la asamblea general de propietarios, la cual la constituirán los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados, reunidos con el quórum y las condiciones previstas en la ley y en el reglamento de propiedad horizontal.

Sobre la posibilidad de grabar las reuniones de asamblea, la Ley 675 de 2001 guardó silencio, se limitó a señalar que las decisiones de la asamblea se harán constar en actas, que la asamblea podrá encargar personas para verificar la redacción del acta, y la forma en que deberá darse publicidad de la misma, esto es, poniendo a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios.

Igualmente, sostiene la Ley 675 de 2001 que copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.

De conformidad con lo anterior, consideramos que salvo que el reglamento de propiedad horizontal disponga lo contrato, no existirá impedimento para grabar las sesiones de la asamblea con el fin de anexar al acta medio magnético que sirva para acreditar el desarrollo de la reunión. Por el contrario, la grabación puede ser de gran beneficio en el sentido que puede constituir un medio de prueba idóneo en caso de impugnación de las decisiones de asamblea o de las controversias sobre la fidelidad del acta, pues permite contar con un registro confiable de lo ocurrido en la asamblea.

Con relación a la manifestación del propietario respecto de la violación a su derecho a la privacidad, se tiene que el simple hecho de documentar ya sea de manera magnetofónica o audiovisualmente, lo ocurrido en la reunión, no constituye en sí misma una conducta que lesione el derecho a la intimidad de las personas ni la reserva de los asuntos tratados en la reunión; cosa distinta es la utilización que de dicha documentación haga el administrador o quienes pudieren tener acceso a ella. Además debe tenerse en cuenta que el objeto de esta reunión es tratar asuntos de interés común, más no debatir asuntos íntimos y del resorte privado de sus integrantes.

Si bien la ley no consagra restricción alguna para grabar en medio magnético lo acontecido durante la celebración de una reunión de los máximos órganos de control, dicha conducta le impone a la propiedad la obligación de custodiar la información grabada, así como la de no utilizarla de forma indebida o malintencionada.

Normatividad relacionada:

Ley 675 de 2001

Concepto 220-000773 de 2002 Superintendencia de Sociedades

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